Vom Postfach zum Finanzprozess..
treatfuls verarbeitet heute Ø 102 Belege im Monat automatisiert - über Postfach, Cloud-Ablage, Task-Management und Systeme hinweg. Jeder Beleg landet im richtigen Leistungszeitraum, Klärfälle werden sichtbar statt übersehen, Skonto nutzbar statt verpasst.
- Client
- treatfuls
- Industry
- food & beverage
- Projektlaufzeit
- 4+ Monate
Keine Floskeln, keine Buzzwords. Nur das, was wirklich liefert.
Finanzen im Flow und Zahlen, die sitzen.
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Leistungszeitraum statt Zahlungszeitpunkt.
Dokumente werden nach dem relevanten Leistungszeitraum strukturiert abgelegt und weitergegeben - die Grundlage für periodengerechte Buchungen und aussagekräftige BWAs.
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Fälligkeiten und Skonto im Blick.
Fälligkeitsdaten und Skontofristen werden als strukturierte Informationen in den Arbeitsprozess überführt. treatfuls sieht früher, welche Zahlung wann relevant wird.
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KI, wo Inhalte verstanden werden müssen.
KI-gestützte Dokumentenerkennung klassifiziert Belege und extrahiert relevante Angaben. Feste Prozessregeln steuern Übergaben und Fehlerwege, damit Flexibilität nie zulasten der Kontrolle geht.
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Klärfälle statt stiller Fehler.
Unvollständige oder nicht eindeutig lesbare Dokumente laufen nicht unbemerkt durch. Confidence Scores zeigen Unsicherheiten und bringen sie direkt zur zuständigen Person.
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Ein Prozess, den treatfuls selbst steuern kann.
Postfach, Dateiablage, Aufgabenmanagement und Buchhaltung greifen in einem Ablauf ineinander. Zuständigkeiten und Kategorisierungen passt treatfuls im Routing-Sheet selbst an.
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Sensible Daten. Kontrolliert verarbeitet.
Der Prozess wurde mit klar begrenzten Zugriffsrechten und definierten Datenwegen aufgebaut. Die KI-gestützte Dokumentenanalyse einschließlich temporärer Verarbeitungen erfolgt in der EU West. Die inhaltliche Protokollierung der Analyse ist deaktiviert, erfasst werden ausschließlich technische Systemlogs.
Der Pain lag nicht nur im Postfach.
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Anforderungen
Verschiedene Belege erkennen, Daten strukturiert erfassen und jedes Doc in den passenden Folgeprozess einordnen. - 🎯
Ziel
Abstimmungsaufwand reduzieren und Fälligkeits- sowie Skontopotenziale systematisch sichtbar machen. - 🦾
Herausforderung
Belege, Finanzdaten und Systeme in einem Ablauf verbinden, der auch ohne Tech-Know-how steuerbar bleibt. - 📑
Reale Dokumente folgen keinem Standard
Formate und Inhalte unterscheiden sich stark - der Prozess soll nicht bei jedem Sonderfall manuell stoppen. - 💰
Zahlungsstatus und Buchungspflicht sind zwei Dinge
Zahlungsplanung und Belegübergabe durften um keinen Preis verwechselt werden. - 🔄
Automatisierung darf nichts doppelt verarbeiten
Wiederholte E-Mails oder ein erneuter Workflow-Start dürfen nie zu doppelten Ablagen oder Buchungen führen. - 🔍
Ausnahmen brauchen einen klaren Weg
Es muss in jedem Case nachvollziehbar sein, was verarbeitet wurde, warum der Fall gestoppt hat und wer ihn dann klärt. - 🔐
Datenschutz ist Teil der Architektur
Durch Datenminimierung, kontrollierte Zugriffe, geeignete Speicherorte und nachvollziehbare Protokolle.
Vom Business-Pain zum belastbaren Prozess. Every step of the way.
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Technischer Konzept
1 -
AI & Automation
2AI & Automation
AI & Automation
Eine zentrale Workflow-Automation verbindet Postfach, Cloud-Speicher, Task-Management und DATEV. KI klassifiziert eingehende Dokumente und extrahiert Daten, feste Regeln steuern Routing und Fehlerwege. Confidence Scores machen unsichere Ergebnisse sichtbar.
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Qualitätssicherung
3 -
User Acceptance Tests
4 -
Support & Maintenance
5
Technologien im Einsatz.
Success Story? YES!
Für treatfuls ist ein strukturierter Rechnungsprozess entstanden, der eingehende Dokumente nicht nur weiterleitet, sondern in einen nachvollziehbaren geschäftlichen Zusammenhang bringt. Belege werden einzeln klassifiziert, Fristen und Leistungszeiträume strukturiert erfasst und Klärfälle sichtbar gemacht – die Kontrolle über Zuordnungen behält treatfuls dabei selbst.
Der wirtschaftliche Wert liegt dabei nicht nur in eingesparter Zeit, sondern in weniger Nacharbeit, verlässlichen betriebswirtschaftlichen Prüfungen und sichtbaren Skonto-Chancen.
Technisch verbindet die Lösung KI-gestütztes Dokumentenverständnis mit klaren Regeln und Dublettenprüfung. Ein belastbarer Workflow, der mit neuen Anforderungen mitwächst.
